Diciamocelo: tante aziende manco le fanno, le riunioni commerciali. Con buona pace alla condivisione per il raggiungimento degli obiettivi. Ma anche nelle realtà in cui ormai è consolidata l’utilità di trovarsi, non sempre questi momenti vengono sfruttati per quello che dovrebbero essere: acceleratori di fatturato.

Le riunioni COSTANO. Costano, al pari di tutti gli strumenti aziendali: capannoni, uffici, pc, software, materie prime, risorse umane… sì, ecco, qui emerge la mia (de)formazione professionale da economista, ma è la realtà dei fatti: n collaboratori intorno ad un tavolo per due ore, con un costo azienda medio che oscilla tra i 25 e 70€/h ciascuno… fatti due conti anche tu. E se pensi che questo non ti riguarda perché paghi i tuoi venditori a risultato, beh, non stai considerando il costo-opportunità di come fai loro impiegare il tempo.

Ma torniamo a noi.

Immaginiamo di partecipare ad una riunione commerciale in cui vengono presentati con enfasi i dati di fatturato complessivi del mese e vengono condivise alcune novità, ad esempio di prodotto. È tutto molto stimolante, ma finito l’incontro puoi accorgerti che manca qualcosa di cruciale: non si parla di futuro, né si raccolgono strategie per arrivare ai budget assegnati.

Senza un’analisi concreta e una discussione mirata sui KPI dei venditori, la riunione rischia di trasformarsi in poco più che una chiacchiera al bar. I numeri e i successi raccontati sono importanti, certo, ma se non vengono collegati a obiettivi chiari e strategie di miglioramento, non si crea quel valore aggiunto che dovrebbe essere il cuore di ogni riunione commerciale.

 

I Dati: Croce e Delizia delle Aziende

Innanzitutto: quali KPI tracciare? Tutti quelli che hanno un senso per apportare miglioramenti al proprio business. Non decine, ma tra 5-8 parametri possono risultare un buon compromesso. A seconda del mercato e delle specificità, potremmo avere alcuni dati chiave:

• Ovviamente, fatturato generato nel periodo,
• Ticket medio (importo medio degli ordini),
• Offerte generate (nr., a volte anche importi complessivi e medi),
• Tasso di conversione delle offerte (offerte chiuse/ offerte generate),
• Tempo medio di chiusura.

Abbiamo poi i KPI relativi alla pipeline di vendita:

• Lead generati (nr.),
• Lead qualificati (nr.),
• Appuntamenti generati (nr.),
• E così via.

I KPI vanno confrontati con lo storico. Almeno il fatturato deve avere un budget (obiettivo) di vendita, presentato con i relativi scostamenti assoluti ed in percentuale. I dati vanno analizzati sia YTD (Year-To-Date, è un numero progressivo dall’inizio dell’anno alla data odierna), sia MTD (Month-To-Date, dall’inizio del mese), sia WTD (se l’analisi viene fatta giorno per giorno).

I primi fattori di attenzione, da cui partire per andare in profondità sono:

• Disallineamento rispetto ai budget;
• Improvvise variazioni rispetto allo storico.

Ad esempio, se noto una flessione nel fatturato, questa potrebbe essere collegata ad un calo del numero di offerte generate: in questo caso, la strategia consisterà nel potenziare la lead generation (attività di generazione di nuovi contatti).

Poniamo invece il caso in cui il fatturato rimanga costante, ma ci sia una diminuzione del ticket medio, compensata dall’aumento degli ordini generati: come mai accade questo? C’è stata qualche modifica esterna sul mercato da parte di leggi e/o concorrenza, è cambiato il portafoglio clienti ed in particolare quelli di classe A? Da qui possono derivare politiche commerciali aggressive come offerte a tempo oppure investimenti mirati in promozione, attività di pubbliche relazioni.

Ti faccio notare che, guardando solo al fatturato, un Imprenditore o un Direttore Commerciale potrebbero non accorgersi di queste dinamiche.

Avere a disposizione questi KPI consente non solo di mettere in atto velocemente azioni correttive, ma anche di comprendere le peculiarità dei Professionisti che compongono la tua squadra: se uno dei tuoi commerciali presenta un ticket medio costantemente più alto degli altri, probabilmente avrà delle best practices che potrà condividere coi colleghi; oppure, potresti scoprire come un altro collega è invece molto abile nel generare nuovi lead ma fatichi invece ad andare in chiusura (nr. offerte generate elevato, tasso di conversione basso), dandoti la possibilità di progettare un affiancamento mirato.

In sintesi, coi dati hai in mano le redini della Tua Azienda.

 

Dalla Semplice Condivisione alla Strategia Vincente

Ora immagina come potrebbe trasformarsi una riunione se, oltre ai dati complessivi del mese, si aggiungessero anche i KPI specifici di ciascun venditore (portati dai venditori stessi), un confronto serrato con i budget previsti, e una discussione aperta su strategie e azioni correttive. Questo tipo di riunione non solo mantiene alta l’attenzione, ma genera un effetto domino: stimola il pensiero critico, favorisce il problem-solving collaborativo e porta a decisioni concrete che possono fare davvero la differenza nel raggiungimento degli obiettivi di vendita.

 

Perché fare tutto questo?

Le neuroscienze ci insegnano che il cervello umano è estremamente sensibile al feedback chiaro e strutturato, specialmente quando si tratta di performance. La mancanza di discussione su KPI specifici e strategie può lasciare i partecipanti con una sensazione di incompletezza, riducendo l’impatto emotivo e cognitivo della riunione. Secondo uno studio pubblicato sul Journal of Applied Psychology (Locke & Latham, 2002), riunioni che includono un’analisi dettagliata delle performance e una pianificazione strategica producono un aumento significativo della concentrazione e del coinvolgimento dei partecipanti, migliorando la produttività generale.

Inoltre, quando i KPI vengono elaborati dal singolo venditore, si stimola l’attività della sua corteccia prefrontale, responsabile del pensiero critico e della pianificazione a lungo termine. La presentazione davanti ai colleghi può produrre dopamina, noradrenalina e cortisolo favorendo proattività e tensione al risultato, caratteristiche giusto un pelo fondamentali per un commerciale 😉 – leggi il nostro articolo che parla della potenza degli obiettivi nell’indirizzare i nostri comportamenti.

Neuro-Tips: Riunioni Commerciali che Servono al Fatturato

1. Integra i KPI specifici – non limitarti a presentare i dati complessivi, chiedi a ciascun venditore di mostrare (velocemente) i suoi parametri. Questo rende la discussione più coinvolgente e mirata.
2. Promuovi una discussione aperta su strategie e azioni – dedica una parte della riunione alla condivisione di idee su come migliorare i risultati. Coinvolgi tutti i partecipanti in un brainstorming per trovare soluzioni operative.
3. Condividi le novità in modo trasparente con tutti, in modo da creare allineamento ed evitare fraintendimenti – il telefono senza fili funziona male anche in età adulta!
4. Sottolinea il ruolo del feedback e stabilisci un follow-up con obiettivi chiari – il feedback deve essere concreto e mirato, evidenziando non solo i successi ma anche le aree di miglioramento e le azioni correttive da intraprendere. Come insegna Deming, la riunione va conclusa assegnando responsabilità precise e scadenze per le azioni concordate da verificare nell’incontro successivo. Questo non solo dà continuità al lavoro svolto, ma crea un senso di responsabilità condivisa.
5. Utilizza la gamification per aumentare l’engagement (il coinvolgimento) – introduci elementi di competizione sana tra i venditori, come premi per il raggiungimento dei KPI o sfide mensili. Questo può aumentare la motivazione e rendere la riunione più dinamica.

 

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